Marcin Bodziony

doradca podatkowy

Prowadzę sprawy podatkowe oraz z zakresu ubezpieczeń społecznych. Specjalizuję się w kontrolach ZUS, kontrolach podatkowych, postępowaniach podatkowych oraz postępowaniach przed sądami administracyjnymi.
[Więcej >>>]

Skontaktuj się!

Odpowiedź na pytanie, co powinny zawierać zastrzeżenia do protokołu kontroli, teoretycznie znajduje się w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych. Zgodnie z art. 91 ust. 3 tej ustawy, płatnik składek ma prawo (…) złożyć pisemne zastrzeżenia do jego ustaleń, wskazując równocześnie stosowne środki dowodowe. Elementy są więc dwa: 1) zastrzeżenia; 2) środki dowodowe.

Zastrzeżenia

Zastrzeżenia do protokołu kontroli – jak sama nazwa mówi – powinny składać się z zastrzeżeń. Trochę jak w dowcipie o tym, z czego składa się pies wojskowy. W praktyce idzie o to, abyś przeanalizował otrzymany protokół i wypunktował kwestie, z którymi się nie zgadzasz. W dalszej kolejności zagadnienia te należy przenieść na papier. Dobrym pomysłem jest stosowanie punktorów oraz odwoływanie się do konkretnych wątków protokołu poprzez ich cytowanie lub podawanie stron, na których się znajdują.

Wypunktowane zarzuty warto ułożyć w kolejności od najpoważniejszych do najmniej istotnych.

I tu padnie pewnie stwierdzenie – “ale ja nie znam tych wszystkich przepisów, na które należy się powołać”. Uważam, że formułując zarzuty do protokołu kontroli należy bazować na konkretnych przepisach, które mógł naruszyć ZUS. Niemniej jednak, jeśli zdecydowałeś się przygotować zastrzeżenia bez pomocy specjalisty, to brak znajomości przepisów nie powinien Cię zbytnio blokować.

Oczywiście, nie jest to zachęta do tego, aby pisać wszystko, co ślina na język przyniesienie. Według mnie finalnie lepiej jednak dane zastrzeżenie podnieść, niż go nie podnieść. Być może dobrym pomysłem okaże się samodzielne wylistowanie uwag do protokołu i skonsultowanie ich ze specjalistą, który ubierze je w przepisy i język prawniczy.

Co do samego języka prawniczego, to uważam, że nie powinno się z nim przesadzać. Tekst powinien być maksymalnie przystępny i zrozumiały dla czytelnika.

Środki dowodowe

W praktyce przygotowanie samych zastrzeżeń rodzi mniej kłopotów niż wskazanie dowodów, które popierają stanowisko płatnika.

Niektórzy bardzo mocno koncentrują się na polemice z ZUS, ale zapominają o tym, że argument nabiera odpowiedniej mocy dopiero, gdy jest poparty konkretnym dowodem. Dowodem może być wszystko – dokument prywatny, dokument urzędowy, opinia biegłego, zeznania świadka, itp.

Środki dowodowe można wskazywać na dwa sposoby:

I. Wskazanie nowych środków dowodowych

Jest to nic innego, jak powołanie się na dowody, które nie były znane ZUS w momencie wydania protokołu.

Przykładowo, jeśli znasz świadków, którzy mają szerszą wiedzę na temat danej sprawy niż świadek, którego przesłuchiwał ZUS – śmiało żądaj ich przesłuchania. W przygotowaniu do przesłuchania pomoże Ci natomiast ten wpis.

To samo dotyczy dokumentów, które posiadasz, a które nie znalazły się w materiale dowodowym sprawy. Pamiętaj, że dokument, to nie tylko pismo urzędowe. Czasem jest nim np. prywatny zeszyt. Tak jak tutaj.

II. Powołanie się na dowody znane ZUS

Z perspektywy zastrzeżeń do protokołu kontroli najlepsze dowody to takie, których ZUS jeszcze nie zna. To one zazwyczaj zmuszają ZUS do przeprowadzenia dodatkowego postępowania, które ma na celu rozpatrzenie zastrzeżeń do protokołu kontroli.

Wiemy jednak, że jeśli aktywnie uczestniczyłeś w kontroli, to prawdopodobnie dostarczałeś dowodów na swoją obronę. W takim przypadku rozsądną strategią jest konfrontowanie sformułowań z protokołu z konkretnymi wypowiedziami świadków, paragrafami umów, etc. Przykładowo, jeśli ZUS uznał, że dana osoba nie wykonywała faktycznie swojej umowy, a ubezpieczona zeznała, że “była w biurze od 8 rano, odbierała telefony, porządkowała dokumentację i ewidencjonowała faktury”, to takie sformułowania należy przytaczać wprost i zestawiać je ze sobą.

***

Na moim blogu możesz przeczytać również o zagadnieniach związanych z terminem wniesienia zastrzeżeń do protokołu kontroli. Wpis na ten temat znajduje się tutaj.

Jeżeli chcesz skorzystać z pomocy prawnej, zapraszam Cię do kontaktu:

e-mail: bodzionymarcin@poczta.onet.pl

Jaki jest termin na zastrzeżenia do protokołu kontroli ZUS?

  • 14 dni

Od kiedy liczyć ten termin?

  • od dnia doręczenia protokołu kontroli

Jaką datę traktować jako dzień doręczenia?

  • datę otrzymania przesyłki poleconej z protokołem (przyda się śledzenie przesyłek poczty polskiej)
  • datę osobistego odbioru protokołu od inspektora (zazwyczaj wpisana przy podpisie)

W jaki sposób upewnić się co do daty doręczenia protokołu?

  • umówić się na przeglądanie akt sprawy i sprawdzić w aktach

W jaki sposób liczyć termin na zastrzeżenia do protokołu?

  • dnia doręczenia nie uwzględniamy
  • liczenie rozpoczynamy od dnia następującego pod dniu doręczenia protokołu
  • przykład: protokół doręczony 14 kwietnia, termin upływa 28 kwietnia

Co jeśli termin kończy się w sobotę lub w niedzielę?

  • ostatni dzień terminu przesuwamy na poniedziałek

A jeśli w poniedziałek wypada dzień ustawowo wolny od pracy?

  • ostatni dzień terminu to wtorek

Czy termin można przywrócić?

  • tak

Czy do zachowania terminu wystarczy wysyłka zastrzeżeń listem poleconym?

  • tak

Czy decyduje data stempla pocztowego, czy data doręczenia zastrzeżeń do ZUS?

  • data stempla

Czy można złożyć zastrzeżenia osobiście w ZUS?

  • można, ale warto uzyskać prezentatę (pieczątkę wpływu) na własnym egzemplarzu zastrzeżeń (jeden składamy, a jeden z pieczątką zabieramy na dowód)

Jeżeli chcesz skorzystać z pomocy prawnej, zapraszam Cię do kontaktu:

e-mail: bodzionymarcin@poczta.onet.pl

Jako przedsiębiorca możesz złożyć wniosek o przyspieszenie wszczęcia kontroli ZUS. Decydując się na taki krok – co oczywiste – przyspieszasz moment wszczęcia kontroli i być może również moment jej zakończenia. Uważam jednak, że przed złożeniem takiego wniosku powinieneś sprawę dobrze przemyśleć. Pomoże Ci w tym ten wpis.

Wszczęcie kontroli

Przyspieszenie wszczęcia kontroli ZUSZacznijmy od paru słów na temat sposobu wszczęcia kontroli ZUS. Nim kontrola rozpocznie się, ZUS ma obowiązek zawiadomić Cię o zamiarze jej wszczęcia. Dokonuje tego na piśmie. Doręczenie płatnikowi zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli przez ZUS rozpoczyna bieg terminu wszczęcia kontroli.

Przepisy przewidują, że kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Takie określenie terminu wszczęcia kontroli daje Ci czas na przygotowanie do kontroli, jak również usuwa stan niepewności. Jeżeli bowiem kontrola nie zostanie wszczęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, to wszczęcie kontroli wymaga ponownego zawiadomienia.

Przyspieszenie wszczęcia kontroli ZUS – wniosek

Od opisanych wyżej zasad przewidziano wyjątek. Kontrola może bowiem rozpocząć się przed upływem 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia. Aby tak się stało, przedsiębiorca musi złożyć odpowiedni wniosek.

Zaobserwowałem, że przedsiębiorcy stosunkowo często decydują się na złożenie takiego wniosku. Dzieje się to chyba przede wszystkim dzięki namowom inspektorów kontroli ZUS. Inspektorzy udostępniają nawet kontrolowanym gotowe wzory takich wniosków lub dyktują ich treść. Jest to też dobry moment na zasugerowanie, że “im wcześniej zaczniemy, tym szybciej skończymy” lub też, że “po co czekać, skoro na pewno wszystko jest w porządku”.

Nic więc dziwnego, że w większości akt sprawy widzę takie wnioski składane przez przedsiębiorców. Zaraz za nimi pojawiają się maile lub pisma ZUS poganiające przedsiębiorcę, ale o tym za chwilę.

Złudne korzyści

Przedsiębiorca, który składa wniosek o przyspieszenie wszczęcia kontroli ZUS może widzieć w takim wniosku następujące korzyści:

  1. ZUS spojrzy na mnie łagodniej – w praktyce jest to dość złudne i naiwne podejście. Pod koniec kontroli inspektor ocenia stan faktyczny na podstawie zebranych dowodów, a nie na podstawie tego, że na początku kontroli złożyłeś wniosek o przyspieszenie wszczęcia,
  2. szybciej będę miał to za sobą – to być może prawda, aczkolwiek biorąc pod uwagę, że kontrole trwają czasem kilka miesięcy, te parę dni nie robi zbyt dużej różnicy.

Przedsiębiorcy trwają też w przeświadczeniu, że rozliczają się prawidłowo, więc kontrola ZUS nie wykaże nieprawidłowości. Takie podejście jest obarczone przynajmniej dwoma błędami:

  1. ZUS często typuje płatników do kontroli, co powoduje, że jeśli już zamierza wszcząć kontrolę w Twojej firmie, to prawdopodobnie zauważył, że nie wszystko idzie tak dobrze, jak sądzisz,
  2. ZUS może interpretować prawo inaczej niż Ty.

Realne osłabienie

Przedsiębiorca, który składa wniosek o przyspieszenie wszczęcia kontroli ZUS realnie się osłabia. Zauważ, że inspektor, którzy przychodzi na kontrolę jest już bardzo dobrze przygotowany. Zasadniczo wie sporo o Twojej firmie lub firmach oraz o tym, jak prowadzisz rozliczenia. Często też określił już sobie obszary, którym powinien przyjrzeć się bardzo uważanie.

Dlatego też, jeśli zgodzisz się na natychmiastowe wszczęcie kontroli, to najprawdopodobniej od razu otrzymasz listę pytań oraz dokumentów, które będziesz musiał dostarczyć do ZUS. Inspektorzy są zaś przyzwyczajeni do tego, że mogą żądać niemal natychmiastowych odpowiedzi od płatnika (nie mogą). Może więc pojawić się presja ze strony ZUS w postaci telefonów, maili czy też pism ponaglających.

Działając pod presją czasu kontrolowani udzielają często nieprzemyślanych odpowiedzi oraz przedstawiają dokumenty, których przedstawienie przynosi im więcej szkód niż pożytku.

Dlatego też uważam, że bardziej niż na składaniu wniosków o przyspieszenie kontroli należałoby skupić się na:

  1. ponownym przejrzeniu rozliczeń i dokumentacji pod kątem jej prawidłowości, rzetelności i kompletności,
  2. wytypowaniu zagadnień, które mogą wzbudzić zainteresowanie ZUS,
  3. zidentyfikowaniu obszarów, których interpretacja może wywołać spór z ZUS,
  4. opracowaniu wstępnej strategii prowadzenia kontroli,
  5. wyznaczeniu osoby lub osób, które z ramienia firmy będą czuwały nad przebiegiem kontroli.

Takie podejście powoduje, że na etapie wszczęcia kontroli jesteś podmiotem przygotowanym, a nie osłabionym i popędzanym przez ZUS.

Jeżeli chcesz skorzystać z pomocy prawnej, zapraszam Cię do kontaktu:

e-mail: bodzionymarcin@poczta.onet.pl

W postępowaniu prowadzonym przez ZUS zdarza się, że ma miejsce przesłuchanie świadka. W jego trakcie przedstawiciel ZUS zadaje pytania mające zmierzać do wyjaśnienia sprawy. Do pewnego momentu wydawało mi się, że prawo zadawania pytań przez płatnika lub jego pełnomocnika w trakcie przesłuchania jest oczywiste.

Z tego przekonania wyprowadzono mnie w jednym z oddziałów ZUS w Poznaniu. Z pozoru typowe przesłuchanie świadka w ZUS, w którym uczestniczyłem jako pełnomocnik płatnika. Przedstawicielka ZUS zadaje przygotowane przez siebie pytania. Świadek zeznaje. Wiele wątków pamięta. Kilku nie. Po pytaniach ze strony ZUS przystępuję do zadania własnych pytań. Budzi to sprzeciw Pani Inspektor. Wywiązuje się zaskakująca dla wszystkich zgromadzonych wymiana zdań. Finał – ZUS odmawia mi prawa do zadawania pytań. Ja wnioskuję o formalne odnotowanie tego faktu. Najlepiej w formie osobnego “postanowienia”. W reakcji Pani Inspektor rozpoczyna serię telefonów do “osób decyzyjnych”.

Telefony zakończyły się umożliwieniem mi zadania moich pytań świadkowi.

Nic dziwnego. Możliwość ta wynika z obowiązujących przepisów, które gwarantują płatnikowi prawo do czynnego udziału w toku prowadzonego przesłuchania. W ramach prawa do czynnego udziału w przesłuchania mieści się m.in. prawo do zadawania świadkowi pytań. Poniżej kilka praktycznych uwag co do Twojego przygotowania do przesłuchania świadka.

Przesłuchanie świadka – przygotowanie – uwagi praktyczne

Po pierwsze, zdecyduj, czy warto wziąć udział w przesłuchaniu. W podjęciu decyzji może pomóc Ci ten wpis.

Po drugie, przygotuj listę pytań, które możesz zadać świadkowi. Lista może być obszerna. Możesz zadać wszystkie pytania lub tylko kilka z nich. Wiele zależy od okoliczności, dlatego z uwagą przysłuchuj się pytaniom ZUS oraz odpowiedziom świadka. Opracowując listę pytań myśl nie tylko o tym, co sam chcesz wykazać, ale spróbuj też sformułować takie pytania, które ewentualnie będą kontrować potencjalne pytania ze strony ZUS.

Po trzecie, zadawaj pytania w odpowiednim momencie. Co do zasady inspektorzy preferują sytuację, w której najpierw wszystkie pytania zadaje ZUS, a potem płatnik lub jego pełnomocnik. Często jest to układ rozsądny i raczej korzystny dla tego, kto pyta jako drugi. Niemniej jednak uważam, że płatnik ma prawo zadawać pytania w momencie, gdy trwa jeszcze seria pytań ZUS. Choćby dlatego, że zdaniem płatnika świadek wypowiedział się w jakimś zakresie niejasno. Wówczas należy od razu dopytać świadka i rozwiać wątpliwości. Oczekiwanie aż inspektor wyczerpie wszystkie swoje pytania i powracanie do danej kwestii później może być nieefektywne.

Po czwarte, poproś o wygodne warunki udziału w przesłuchaniu. Może ono trochę potrwać.

Po piąte, nie daj sobie odmówić swojego prawa do zadawania pytań. Pytaj tyle, ile potrzeba i wtedy, kiedy potrzeba. Nie bierz do siebie wszystkich tych westchnień, wywracanych oczu i pytań czy długo jeszcze.

Po szóste, zadawaj tylko pytania przemyślane i precyzyjne.

Jeżeli chcesz skorzystać z pomocy prawnej, zapraszam Cię do kontaktu:

e-mail: bodzionymarcin@poczta.onet.pl

22 marca 2020

Marcin Bodziony2 komentarze

Układ ratalny z ZUS

Układ ratalny z ZUS to umowa pomiędzy Tobą a ZUSem, która określa zasady rozłożenia na raty Twoich zaległości składkowych.

Z mojego poprzedniego wpisu, który znajdziesz tutaj dowiedziałeś się m.in., że ZUS może udzielić Ci ulg w zapłacie składek. Jedną z tych ulg jest możliwość rozłożenia składek na raty.

Jeśli spełnisz warunki udzielenia ulgi, które ZUS co do zasady opisał tutaj, to otrzymasz propozycję zawarcia układu ratalnego. Propozycja ta będzie miała najprawdopodobniej formę projektu umowy. Poniżej przedstawię Ci kilka praktycznych refleksji dotyczących tej umowy.

Umowę można negocjować

Przedsiębiorca, który finansowo stoi pod ścianą lub też zbliża się do niej może podświadomie zakładać, że warunki zaproponowane przez ZUS nie podlegają negocjacji. Jest to przekonanie mylne. Negocjacje z ZUS nie należą do łatwych, dlatego też przy wnioskowaniu o rozłożenie na raty większych sum warto skorzystać z pomocy doświadczonej osoby. Działając samodzielnie miej jednak świadomość, że możesz proponować ZUSowi warunki, które są dla Ciebie najdogodniejsze. Dotyczy to w szczególności wysokości poszczególnych rat i terminów ich płatności.

Z praktyki mogę podpowiedzieć, że stosowne propozycje warto składać już na etapie wniosku albo w okresie między złożeniem wniosku, a przygotowaniem przez ZUS projektu układu ratalnego. W chwili, gdy otrzymasz układ ratalny z ZUS do podpisu Twoje możliwości negocjacyjne mogą być nieco mniejsze.

Struktura rat

Ważnym elementem umowy jest załącznik przedstawiający to ile i w jakim terminie masz zapłacić. Raty nie muszą być równe. Mogą być rosnące, ale też malejące. Mogą też być równe. Zaproponuj ZUS rozwiązanie, które najbardziej Ci odpowiada.

Pamiętaj jednak, że w okresie układu będziesz musiał płacić składki bieżące. Zaproponuj więc raty adekwatne do swoich możliwości, aby nie mieć problemu z ich opłacaniem. W przeciwnym razie ZUS może zerwać układ, o czy niżej.

Rata balonowa

Przy większych zaległościach i mniejszych możliwościach płatniczych z Twojej strony możesz zaproponować ZUS tzw. ratę balonową. Jest to nic innego jak ostatnia rata do zapłaty, której wysokość znacznie przewyższa poprzednie raty.

Przykładowo – proponujesz ZUS układ ratalny, w którym płacisz co miesiąc pięć równych rat po 5.000 zł, a ostatnia, szósta rata to np. 50.000 zł. Jeśli Twoja sytuacja się poprawi, to oczywiście będziesz mógł ją zapłacić w całości. W przeciwnym razie – najlepiej na około dwa miesiące przed terminem płatności raty balonowej, złóż wniosek o rozłożenie raty balonowej na kolejne, mniejsze raty. Jeśli do tej pory sumiennie spłacałeś swoje zadłużenie, to jest duża szansa, że ZUS przyzna Ci kolejny układ ratalny.

Wysokość zadłużenia i uznanie długu

W układzie ratalnym z ZUS znajdziesz tabelę z Twoimi zaległościami. Oprócz składek będą to również naliczone do tej pory odsetki, opłata dodatkowa oraz koszty upomnień. Sprawdź dokładnie, czy sumy wskazane przez ZUS są prawidłowe.

Zrób to wnikliwie, ponieważ jeden z ustępów umowy będzie stwierdzał, że uznajesz kwotę należności wskazaną przez ZUS. Będzie zatem lepiej, gdy nie uznasz kwoty wyższej niż konieczna.

Opłata prolongacyjna

W okresie trwania układu ZUS nie nalicza Ci odsetek. Nalicza za to opłatę prolongacyjną. Wynosi ona 50% stawki odsetek za zwłokę obowiązującej w dniu podpisania umowy.

Układ ratalny z ZUS a egzekucja

W układzie ratalnym ZUS zobowiązuje się do:

  • zawieszenia egzekucji należności składkowych objętych umową,
  • niewszczynania nowych postępowań egzekucyjnych co do tych składek,
  • niewznawiania postępowań egzekucyjnych dotyczących składek objętych układem,
  • umorzenia egzekucji prowadzonych w związku ze składkami objętymi układem pod warunkiem ich całkowitej spłaty.

Pamiętaj, aby sprawdzić, czy w/w zobowiązania ZUS zostały wpisane do umowy.

Data płatności

Raty musisz płacić w terminie, aby ZUS nie miał podstaw do zerwania układu. Dlatego też zwróć uwagę, jaką datę ZUS przyjmuje za datę dokonania zapłaty. Jeśli będzie to data uznania rachunku bankowego ZUS, to pamiętaj, że liczy się moment, w którym przelew doszedł do ZUS, a nie moment, w którym go wysłałeś.

Przedawnienie

Układ ratalny zawiesza terminy przedawnienia składek. Zawieszenie następuje w chwili zawarcia umowy i kończy się w dniu płatności ostatniej raty.

Podstawy zerwania układu

ZUS określa w umowie podstawy zerwania układu. Wśród najważniejszych:

  • zazwyczaj dwie nieopłacone raty,
  • nieopłacanie składek bieżących,
  • wyjście na jaw okoliczności wskazującej, że wprowadziłeś Zakład w błąd celem uzyskania ulgi.

Pomoc de minimis

Rozłożenie na raty jest traktowane jako pomoc de minimis, która jest limitowana. Jeśli korzystałeś już z tej pomocy albo zamierzasz z niej korzystać w przyszłości, to pamiętaj, że rozłożenie składek na raty “zjada” przysługujący Ci limit.

Jeżeli chcesz skorzystać z pomocy prawnej, zapraszam Cię do kontaktu:

e-mail: bodzionymarcin@poczta.onet.pl