PŁATNIK KONTROLOWANY

Odpowiedź na pytanie, co powinny zawierać zastrzeżenia do protokołu kontroli, teoretycznie znajduje się w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych. Zgodnie z art. 91 ust. 3 tej ustawy, płatnik składek ma prawo (…) złożyć pisemne zastrzeżenia do jego ustaleń, wskazując równocześnie stosowne środki dowodowe. Elementy są więc dwa: 1) zastrzeżenia; 2) środki dowodowe.

Zastrzeżenia

Zastrzeżenia do protokołu kontroli – jak sama nazwa mówi – powinny składać się z zastrzeżeń. Trochę jak w dowcipie o tym, z czego składa się pies wojskowy. W praktyce idzie o to, abyś przeanalizował otrzymany protokół i wypunktował kwestie, z którymi się nie zgadzasz. W dalszej kolejności zagadnienia te należy przenieść na papier. Dobrym pomysłem jest stosowanie punktorów oraz odwoływanie się do konkretnych wątków protokołu poprzez ich cytowanie lub podawanie stron, na których się znajdują.

Wypunktowane zarzuty warto ułożyć w kolejności od najpoważniejszych do najmniej istotnych.

I tu padnie pewnie stwierdzenie – „ale ja nie znam tych wszystkich przepisów, na które należy się powołać”. Uważam, że formułując zarzuty do protokołu kontroli należy bazować na konkretnych przepisach, które mógł naruszyć ZUS. Niemniej jednak, jeśli zdecydowałeś się przygotować zastrzeżenia bez pomocy specjalisty, to brak znajomości przepisów nie powinien Cię zbytnio blokować.

Oczywiście, nie jest to zachęta do tego, aby pisać wszystko, co ślina na język przyniesienie. Według mnie finalnie lepiej jednak dane zastrzeżenie podnieść, niż go nie podnieść. Być może dobrym pomysłem okaże się samodzielne wylistowanie uwag do protokołu i skonsultowanie ich ze specjalistą, który ubierze je w przepisy i język prawniczy.

Co do samego języka prawniczego, to uważam, że nie powinno się z nim przesadzać. Tekst powinien być maksymalnie przystępny i zrozumiały dla czytelnika.

Środki dowodowe

W praktyce przygotowanie samych zastrzeżeń rodzi mniej kłopotów niż wskazanie dowodów, które popierają stanowisko płatnika.

Niektórzy bardzo mocno koncentrują się na polemice z ZUS, ale zapominają o tym, że argument nabiera odpowiedniej mocy dopiero, gdy jest poparty konkretnym dowodem. Dowodem może być wszystko – dokument prywatny, dokument urzędowy, opinia biegłego, zeznania świadka, itp.

Środki dowodowe można wskazywać na dwa sposoby:

I. Wskazanie nowych środków dowodowych

Jest to nic innego, jak powołanie się na dowody, które nie były znane ZUS w momencie wydania protokołu.

Przykładowo, jeśli znasz świadków, którzy mają szerszą wiedzę na temat danej sprawy niż świadek, którego przesłuchiwał ZUS – śmiało żądaj ich przesłuchania. W przygotowaniu do przesłuchania pomoże Ci natomiast ten wpis.

To samo dotyczy dokumentów, które posiadasz, a które nie znalazły się w materiale dowodowym sprawy. Pamiętaj, że dokument, to nie tylko pismo urzędowe. Czasem jest nim np. prywatny zeszyt. Tak jak tutaj.

II. Powołanie się na dowody znane ZUS

Z perspektywy zastrzeżeń do protokołu kontroli najlepsze dowody to takie, których ZUS jeszcze nie zna. To one zazwyczaj zmuszają ZUS do przeprowadzenia dodatkowego postępowania, które ma na celu rozpatrzenie zastrzeżeń do protokołu kontroli.

Wiemy jednak, że jeśli aktywnie uczestniczyłeś w kontroli, to prawdopodobnie dostarczałeś dowodów na swoją obronę. W takim przypadku rozsądną strategią jest konfrontowanie sformułowań z protokołu z konkretnymi wypowiedziami świadków, paragrafami umów, etc. Przykładowo, jeśli ZUS uznał, że dana osoba nie wykonywała faktycznie swojej umowy, a ubezpieczona zeznała, że „była w biurze od 8 rano, odbierała telefony, porządkowała dokumentację i ewidencjonowała faktury”, to takie sformułowania należy przytaczać wprost i zestawiać je ze sobą.

***

Na moim blogu możesz przeczytać również o zagadnieniach związanych z terminem wniesienia zastrzeżeń do protokołu kontroli. Wpis na ten temat znajduje się tutaj.

Jaki jest termin na zastrzeżenia do protokołu kontroli ZUS?

• 14 dni

Od kiedy liczyć ten termin?

• od dnia doręczenia protokołu kontroli

Jaką datę traktować jako dzień doręczenia?

• datę otrzymania przesyłki poleconej z protokołem (przyda się śledzenie przesyłek poczty polskiej)
• datę osobistego odbioru protokołu od inspektora (zazwyczaj wpisana przy podpisie)

W jaki sposób upewnić się co do daty doręczenia protokołu?

• umówić się na przeglądanie akt sprawy i sprawdzić w aktach

W jaki sposób liczyć termin na zastrzeżenia do protokołu?

• dnia doręczenia nie uwzględniamy
• liczenie rozpoczynamy od dnia następującego pod dniu doręczenia protokołu
• przykład: protokół doręczony 14 kwietnia, termin upływa 28 kwietnia

Co jeśli termin kończy się w sobotę lub w niedzielę?

• ostatni dzień terminu przesuwamy na poniedziałek

A jeśli w poniedziałek wypada dzień ustawowo wolny od pracy?

• ostatni dzień terminu to wtorek

Czy termin można przywrócić?

• tak

Czy do zachowania terminu wystarczy wysyłka zastrzeżeń listem poleconym?

• tak

Czy decyduje data stempla pocztowego, czy data doręczenia zastrzeżeń do ZUS?

• data stempla

Czy można złożyć zastrzeżenia osobiście w ZUS?

• można, ale warto uzyskać prezentatę (pieczątkę wpływu) na własnym egzemplarzu zastrzeżeń (jeden składamy, a jeden z pieczątką zabieramy na dowód)

Jako przedsiębiorca możesz złożyć wniosek o przyspieszenie wszczęcia kontroli ZUS. Decydując się na taki krok – co oczywiste – przyspieszasz moment wszczęcia kontroli i być może również moment jej zakończenia. Uważam jednak, że przed złożeniem takiego wniosku powinieneś sprawę dobrze przemyśleć. Pomoże Ci w tym ten wpis.

Wszczęcie kontroli

Zacznijmy od paru słów na temat sposobu wszczęcia kontroli ZUS. Nim kontrola rozpocznie się, ZUS ma obowiązek zawiadomić Cię o zamiarze jej wszczęcia. Dokonuje tego na piśmie. Doręczenie płatnikowi zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli przez ZUS rozpoczyna bieg terminu wszczęcia kontroli.

Przepisy przewidują, że kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Takie określenie terminu wszczęcia kontroli daje Ci czas na przygotowanie do kontroli, jak również usuwa stan niepewności. Jeżeli bowiem kontrola nie zostanie wszczęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, to wszczęcie kontroli wymaga ponownego zawiadomienia.

Przyspieszenie wszczęcia kontroli ZUS – wniosek

Od opisanych wyżej zasad przewidziano wyjątek. Kontrola może bowiem rozpocząć się przed upływem 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia. Aby tak się stało, przedsiębiorca musi złożyć odpowiedni wniosek.

Zaobserwowałem, że przedsiębiorcy stosunkowo często decydują się na złożenie takiego wniosku. Dzieje się to chyba przede wszystkim dzięki namowom inspektorów kontroli ZUS. Inspektorzy udostępniają nawet kontrolowanym gotowe wzory takich wniosków lub dyktują ich treść. Jest to też dobry moment na zasugerowanie, że „im wcześniej zaczniemy, tym szybciej skończymy” lub też, że „po co czekać, skoro na pewno wszystko jest w porządku”.

Nic więc dziwnego, że w większości akt sprawy widzę takie wnioski składane przez przedsiębiorców. Zaraz za nimi pojawiają się maile lub pisma ZUS poganiające przedsiębiorcę, ale o tym za chwilę.

Złudne korzyści

Przedsiębiorca, który składa wniosek o przyspieszenie wszczęcia kontroli ZUS może widzieć w takim wniosku następujące korzyści:

1. ZUS spojrzy na mnie łagodniej – w praktyce jest to dość złudne i naiwne podejście. Pod koniec kontroli inspektor ocenia stan faktyczny na podstawie zebranych dowodów, a nie na podstawie tego, że na początku kontroli złożyłeś wniosek o przyspieszenie wszczęcia,
2. szybciej będę miał to za sobą – to być może prawda, aczkolwiek biorąc pod uwagę, że kontrole trwają czasem kilka miesięcy, te parę dni nie robi zbyt dużej różnicy.

Przedsiębiorcy trwają też w przeświadczeniu, że rozliczają się prawidłowo, więc kontrola ZUS nie wykaże nieprawidłowości. Takie podejście jest obarczone przynajmniej dwoma błędami:

1. ZUS często typuje płatników do kontroli, co powoduje, że jeśli już zamierza wszcząć kontrolę w Twojej firmie, to prawdopodobnie zauważył, że nie wszystko idzie tak dobrze, jak sądzisz,
2. ZUS może interpretować prawo inaczej niż Ty.

Realne osłabienie

Przedsiębiorca, który składa wniosek o przyspieszenie wszczęcia kontroli ZUS realnie się osłabia. Zauważ, że inspektor, którzy przychodzi na kontrolę jest już bardzo dobrze przygotowany. Zasadniczo wie sporo o Twojej firmie lub firmach oraz o tym, jak prowadzisz rozliczenia. Często też określił już sobie obszary, którym powinien przyjrzeć się bardzo uważanie.

Dlatego też, jeśli zgodzisz się na natychmiastowe wszczęcie kontroli, to najprawdopodobniej od razu otrzymasz listę pytań oraz dokumentów, które będziesz musiał dostarczyć do ZUS. Inspektorzy są zaś przyzwyczajeni do tego, że mogą żądać niemal natychmiastowych odpowiedzi od płatnika (nie mogą). Może więc pojawić się presja ze strony ZUS w postaci telefonów, maili czy też pism ponaglających.

Działając pod presją czasu kontrolowani udzielają często nieprzemyślanych odpowiedzi oraz przedstawiają dokumenty, których przedstawienie przynosi im więcej szkód niż pożytku.

Dlatego też uważam, że bardziej niż na składaniu wniosków o przyspieszenie kontroli należałoby skupić się na:

1. ponownym przejrzeniu rozliczeń i dokumentacji pod kątem jej prawidłowości, rzetelności i kompletności,
2. wytypowaniu zagadnień, które mogą wzbudzić zainteresowanie ZUS,
3. zidentyfikowaniu obszarów, których interpretacja może wywołać spór z ZUS,
4. opracowaniu wstępnej strategii prowadzenia kontroli,
5. wyznaczeniu osoby lub osób, które z ramienia firmy będą czuwały nad przebiegiem kontroli.

Takie podejście powoduje, że na etapie wszczęcia kontroli jesteś podmiotem przygotowanym, a nie osłabionym i popędzanym przez ZUS.