Moc wiążąca telefonów do urzędu

Swego czasu na antenach Telewizji Polskiej był emitowany serial „Tata, a Marcin powiedział…”. Jego fabuła była oparta o rozmowy syna z ojcem, w których to ów syn konfrontował zdanie swojego kolegi, tytułowego Marcina, ze stanowiskiem swojego taty. Paradoksalnie, serial ten dość często przychodzi mi na myśl w pracy zawodowej. Dzieje się tak wówczas, gdy słyszę – „Mecenasie, a Pani z urzędu, to powiedziała, że…”. W praktyce najczęstszy scenariusz to taki, w którym klient najpierw samodzielnie kontaktuje się z urzędem lub ZUS, a do prawnika przychodzi już z problemem.

A zatem, czy warto dzwonić do urzędu?

Warto.

Zacznijmy od tego, że „zachodnia” filozofia organizacji administracji publicznej zakłada, że urzędnik jest partnerem obywatela. Wspomniane partnerstwo powinno wyrażać się w pomocy urzędnika przy realizacji różnego rodzaju zobowiązań przez obywatela. Prawnym przejawem tej koncepcji jest zasada zaufania obywatela do organu oraz zasada informowania. Z zasad tych wynika m.in. to, że organ nie powinien zastawiać na stronę pułapek. Wręcz przeciwnie, jego obowiązkiem jest klarowne i kompletne informowanie strony o jej prawach i obowiązkach, a także udzielanie niezbędnych wyjaśnień i wskazówek.

Z tych też przyczyn każdy ma prawo skontaktować się z urzędem lub ZUSem i zapytać np. o to, jak urzędowo załatwić daną sprawę.

Jaka jest moc wiążąca telefonów do urzędu?

Formalnie żadna.

Mianem wiążących można określić tylko te odpowiedzi, które są udzielane w formalnym trybie. Tym trybem jest złożenie wniosku o interpretację przepisów. Taki wniosek składa się do Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (podatki) albo do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (tak, ZUS też wydaje interpretacje).

Pozostałe odpowiedzi nie są wiążące. Innymi słowy, jeśli zadzwonisz na infolinię podatkową, do swojego urzędu skarbowego albo do ZUS, to odpowiedź, którą tam uzyskasz traktuj jako opinię na dany moment. Co do zasady nie masz bowiem możliwości skutecznego bronienia się tym, że kiedyś dzwoniłeś do urzędu i ktoś coś ci powiedział, a teraz inny urzędnik uważa inaczej.

W jednej z takich spraw na gruncie podatkowym wypowiadał się Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 21 marca 2019 r., sygn. akt III SA/Wa 1303/18. Sąd uznał, że: „Nie zasługują na uwzględnienie zarzuty zawarte w skardze, a dotyczące nierzetelnego poinformowania Skarżącego o warunkach zwolnienia podatkowego. Porady telefoniczne nie są właściwą formą uzyskiwania informacji o sposobie skorzystania z obowiązujących zwolnień podatkowych. Taką właściwą formą są natomiast np. indywidualne interpretacje przepisów prawa podatkowego, z której to formy Skarżący jednak nie skorzystał. Poza tym zasada informowania i zaufania (art. 121 § 1 Op) obowiązuje dopiero po wszczęciu postępowania podatkowego, a nie w trakcie telefonicznych konsultacji z urzędnikiem urzędu skarbowego przed wszczęciem takiego postępowania”.

To po co dzwonić?

Po pierwsze dlatego, by poznać praktykę danego urzędu lub ZUS. Organy zasadniczo dbają o jednolite stosowanie prawa. Niemniej jednak zdarza się, że praktyka załatwiania niektórych spraw bywa różna. Różnice mogą pojawić się między urzędami danego miasta. Mogą też wystąpić między urzędnikami pracującymi w tym samym budynku.

Po drugie po to, by poznać zdanie specjalisty na dany temat. Trzeba wziąć pod uwagę, że osoby zatrudnione w administracji to eksperci w swoich dziedzinach. Jeśli więc zdecydowałeś się załatwiać sprawę samodzielnie to taka wiedza może się przydać.

Po trzecie, bo taka sugestia została zawarta w piśmie. Często jest tak, że w piśmie, które otrzymujemy znajduje się kontakt do osoby prowadzącej sprawę. Telefon to opcja na zorientowanie się, czego sprawa dotyczy albo czego wymaga od nas urząd. Tu byłbym jednak ostrożny. Pismo z urzędu lub ZUS może oznaczać kłopoty. Pierwsza rozmowa z osobą prowadzącą sprawę jest bardzo ważna. Na pewno nie warto jej prowadzić bez przygotowania.

Na co uważać?

Po pierwsze, na samego siebie. Chodzi mi tu o huraoptymizm spowodowany tym, że uzyskałeś odpowiedź, która wydaje Ci się satysfakcjonująca. „Napiszę krótkie pisemko i po kłopocie”. Niekoniecznie.

Po drugie, na głuchy telefon. Urzędnicy mówią specyficznym językiem. Jako nie-urzędnik możesz ich nie rozumieć. Dlatego też nie bój się dopytywać i prosić o wytłumaczenie danej kwestii.

Po trzecie na to, jaka jest moc wiążąca telefonów do urzędu.

Po czwarte, na fakt, że kontrola rządzi się swoimi prawami i warto się do niej przygotować.

Jako piąte – na brak przygotowania do samej rozmowy z urzędnikiem. Nim pochopnie złapiesz za telefon, spróbuj samodzielnie dowiedzieć się czegoś na dany temat. Będzie Ci łatwiej zapytać i łatwiej zrozumieć odpowiedź. Możesz też skontaktować się ze mną.

Po szóste na to, że urzędnik, z którym rozmawiasz, może nie znać dokładnie Twojej sprawy. Być może z prawnego punktu widzenia istotne jest coś, co bez swojej winy przemilczysz. Wtedy urzędnik nie ma większych szans udzielić Ci odpowiednich informacji.

Po siódme na to, że urzędnicy to ludzie. Mogą się mylić, mogą mieć gorszy dzień.